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Registro de documentos

El Registro es el libro mayor validado de documentos procesados. Todo lo que ha registrado acaba aquí, con un estado de ciclo de vida, un estado de validación de IVA y un enlace al origen. Es la única fuente de verdad de la que leen la conciliación posterior, las exportaciones y la auditoría.

Use esta página para entender cómo llegan los documentos al Registro, qué significan sus estados y cómo preparar datos limpios para exportaciones.

Cómo llegan los documentos al Registro​

Una entrada del registro puede provenir de cualquiera de estas rutas:

  • un documento subido manualmente,
  • un archivo ingerido a través de una carpeta vinculada (local o Google Drive),
  • una acción de reanálisis y registro tomada desde la vista previa del documento.

Sea cual sea la ruta, la entrada se mantiene guiada por revisión hasta que la registre de forma explícita.

Estados del ciclo de vida​

Un documento típico atraviesa estos estados:

  • DISCOVERED / NEW — encontrado, aún no analizado.
  • PARSED — extraído, pendiente de revisión.
  • REVIEWED — comprobado, no registrado.
  • REGISTERED — aceptado en el libro mayor validado.
  • EXCLUDED — eliminado explícitamente de consideraciones posteriores.

Las entradas REGISTERED se tratan como finalizadas para flujos posteriores: conciliación con transacciones, paquetes de exportación y rastro de auditoría.

Registro y vinculación a un período​

Cuando registra un documento, la interfaz puede pedirle que lo vincule a un período abierto.

  • Si hay períodos abiertos, elija uno antes de confirmar.
  • Si no hay ninguno, el registro puede continuar sin selección explícita de período, según la política del entorno.

Si su política contable requiere una vinculación estricta al período, trate la selección de período como obligatoria aunque la interfaz le permita omitirla. El sistema apoya sus reglas de control — no las impone.

Documentos bloqueados​

Un documento puede aparecer bloqueado cuando las reglas de política o de ciclo de vida impiden las modificaciones. Las causas habituales:

  • el flujo de trabajo ha finalizado este estado,
  • aplica una limitación de suscripción o plan,
  • su rol no incluye la acción.

Cuando esté bloqueado, use la vía de revisión o de soporte en lugar de intentar forzar las ediciones. Las entradas bloqueadas permanecen visibles en el Registro a efectos de auditoría — esa es la cuestión.

Reglas de control manual​

Zeno CY nunca confirma automáticamente una entrada de registro. Cada cambio de estado lo dirige el usuario. Es deliberado y coincide con cómo funcionan en la práctica los controles contables serios:

  • doble revisión antes del registro para partidas de alto valor,
  • separación de funciones entre la entrada de datos y la aprobación,
  • evidencia limpia de quién decidió qué, en el rastro de auditoría.

Prepararse para exportar​

Las exportaciones del Registro deberían partir del alcance revisado y registrado para que el rastro de auditoría permanezca intacto. Antes de exportar:

  1. Filtre al período o ámbito que realmente necesite.
  2. Confirme que los documentos están en estado REGISTERED donde sea necesario.
  3. Aplique cualquier corrección en la vista previa antes de exportar (no después).

Detalles de formato y patrones de entrega: Exportaciones y compartición.

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