Μητρώο εγγράφων
Το μητρώο είναι το επικυρωμένο καθολικό των επεξεργασμένων εγγράφων. Όλα όσα έχετε εγγράψει καταλήγουν εδώ, με κατάσταση κύκλου ζωής, κατάσταση επικύρωσης ΦΠΑ και σύνδεσμο επιστροφής στην πηγή. Είναι η μοναδική πηγή αλήθειας από την οποία διαβάζουν όλες οι μεταγενέστερες αντιστοιχίσεις, εξαγωγές και έλεγχοι.
Χρησιμοποιήστε αυτή τη σελίδα για να καταλάβετε πώς φτάνουν τα έγγραφα στο μητρώο, τι σημαίνουν οι καταστάσεις τους και πώς να ετοιμάσετε καθαρά δεδομένα για εξαγωγές.
Πώς φτάνουν τα έγγραφα στο μητρώο
Μια καταχώριση μητρώου μπορεί να προέλθει από οποιαδήποτε από αυτές τις διαδρομές:
- ένα έγγραφο που μεταφορτώθηκε χειροκίνητα,
- ένα αρχείο που εισήχθη μέσω δεσμευμένου φακέλου (τοπικού ή Google Drive),
- μια ενέργεια επανανάλυσης και εγγραφής από την προεπισκόπηση εγγράφου.
Όποια κι αν είναι η διαδρομή, η καταχώριση παραμένει υπό αναθεώρηση μέχρι να την εγγράψετε ρητά.
Καταστάσεις κύκλου ζωής
Ένα τυπικό έγγραφο διέρχεται από αυτές τις καταστάσεις:
DISCOVERED/NEW— βρέθηκε, δεν έχει αναλυθεί ακόμη.PARSED— εξήχθη, αναμένει επανεξέταση.REVIEWED— ελέγχθηκε, δεν εγγράφηκε.REGISTERED— έγινε αποδεκτό στο επικυρωμένο καθολικό.EXCLUDED— αφαιρέθηκε ρητά από περαιτέρω εξέταση.
Οι καταχωρίσεις REGISTERED αντιμετωπίζονται ως οριστικοποιημένες για τις μεταγενέστερες ροές εργασίας — αντιστοίχιση με συναλλαγές, πακέτα εξαγωγής και ίχνος ελέγχου.
Εγγραφή και δέσμευση περιόδου
Όταν εγγράφετε ένα έγγραφο, το UI μπορεί να σας ζητήσει να το δεσμεύσετε σε μια ανοιχτή περίοδο.
- Αν υπάρχουν ανοιχτές περίοδοι, επιλέξτε μία πριν την επιβεβαίωση.
- Αν δεν υπάρχει καμία, η εγγραφή μπορεί να προχωρήσει χωρίς ρητή επιλογή περιόδου, ανάλογα με την πολιτική του περιβάλλοντος.
Αν η λογιστική σας πολιτική απαιτεί αυστηρή δέσμευση περιόδου, αντιμετωπίστε την επιλογή περιόδου ως υποχρεωτική, ακόμη και όταν το UI σάς επιτρέπει να την παρακάμψετε. Το σύστημα υποστηρίζει τους δικούς σας κανόνες ελέγχου — δεν τους επιβάλλει.
Κλειδωμένα έγγραφα
Ένα έγγραφο μπορεί να εμφανίζεται ως κλειδωμένο όταν οι κανόνες πολιτικής ή κύκλου ζωής αποκλείουν τις επεξεργασίες. Οι συνηθισμένες αιτίες:
- η ροή εργασίας έχει οριστικοποιήσει αυτή την κατάσταση,
- ισχύει περιορισμός συνδρομής ή πλάνου,
- ο ρόλος σας δεν περιλαμβάνει την ενέργεια.
Όταν είναι κλειδωμένο, χρησιμοποιήστε τη διαδρομή επανεξέτασης ή υποστήριξης αντί να προσπαθήσετε να εξαναγκάσετε επεξεργασίες. Οι κλειδωμένες καταχωρίσεις παραμένουν ορατές στο μητρώο για σκοπούς ελέγχου — αυτό είναι το ζητούμενο.
Κανόνες χειροκίνητου ελέγχου
Το Zeno CY δεν επιβεβαιώνει ποτέ αυτόματα μια καταχώριση μητρώου. Κάθε αλλαγή κατάστασης γίνεται από τον χρήστη. Αυτό είναι σκόπιμο και ταιριάζει με τον τρόπο που λειτουργούν στην πράξη οι σοβαροί λογιστικοί έλεγχοι:
- διπλή αναθεώρηση πριν την εγγραφή για στοιχεία υψηλής αξίας,
- διαχωρισμός καθηκόντων μεταξύ καταχώρισης δεδομένων και έγκρισης,
- καθαρά αποδεικτικά για το ποιος αποφάσισε τι, στο ίχνος ελέγχου.
Προετοιμασία για εξαγωγή
Οι εξαγωγές μητρώου θα πρέπει να προέρχονται από επανεξετασμένο και εγγεγραμμένο εύρος, ώστε το ίχνος ελέγχου να παραμένει άθικτο. Πριν την εξαγωγή:
- Φιλτράρετε στην περίοδο ή στο εύρος που χρειάζεστε πραγματικά.
- Επιβεβαιώστε ότι τα έγγραφα είναι σε κατάσταση
REGISTEREDόπου απαιτείται. - Εφαρμόστε τυχόν διορθώσεις στην προεπισκόπηση πριν την εξαγωγή (όχι μετά).
Λεπτομέρειες μορφής και πρότυπα παράδοσης: Εξαγωγές και κοινοποίηση.