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Dokumentenregister

Das Register ist das validierte Hauptbuch der verarbeiteten Dokumente. Alles, was Sie registriert haben, landet hier – mit einem Lebenszyklusstatus, dem Status der Mehrwertsteuervalidierung und einer Verknüpfung zur Quelle. Es ist die einzige Quelle der Wahrheit, aus der nachgelagerte Abgleichprozesse, Exporte und Prüfungen lesen.

Nutzen Sie diese Seite, um zu verstehen, wie Dokumente in das Register gelangen, was deren Status bedeutet und wie Sie saubere Daten für Exporte vorbereiten.

Wie Dokumente in das Register gelangen​

Ein Registereintrag kann aus einem dieser Pfade stammen:

  • ein manuell hochgeladenes Dokument,
  • eine Datei, die über einen angebundenen Ordner (lokal oder Google Drive) erfasst wurde,
  • eine Aktion „erneut auslesen und registrieren", die aus der Dokumentvorschau heraus durchgeführt wird.

Unabhängig vom Pfad bleibt der Eintrag prüfgesteuert, bis Sie ihn ausdrücklich registrieren.

Lebenszyklusstatus​

Ein typisches Dokument durchläuft folgende Status:

  • DISCOVERED / NEW – gefunden, noch nicht ausgelesen.
  • PARSED – ausgelesen, wartet auf Prüfung.
  • REVIEWED – geprüft, nicht registriert.
  • REGISTERED – in das validierte Hauptbuch übernommen.
  • EXCLUDED – ausdrücklich aus der weiteren Betrachtung entfernt.

REGISTERED-Einträge werden für nachgelagerte Arbeitsabläufe als abgeschlossen behandelt – Abgleich mit Transaktionen, Exportpakete und Prüfpfad.

Registrieren und Zeitraumbindung​

Wenn Sie ein Dokument registrieren, kann die Benutzeroberfläche Sie auffordern, es an einen offenen Zeitraum zu binden.

  • Wenn offene Zeiträume vorhanden sind, wählen Sie vor der Bestätigung einen aus.
  • Wenn keine vorhanden sind, kann die Registrierung – je nach Umgebungsrichtlinie – ohne ausdrückliche Zeitraumauswahl fortgesetzt werden.

Wenn Ihre Buchhaltungsrichtlinie eine strikte Zeitraumbindung erfordert, behandeln Sie die Zeitraumauswahl als verpflichtend, auch wenn die Benutzeroberfläche das Überspringen erlaubt. Das System unterstützt Ihre Kontrollregeln – es erzwingt sie nicht.

Gesperrte Dokumente​

Ein Dokument kann als gesperrt angezeigt werden, wenn Richtlinien- oder Lebenszyklusregeln Änderungen blockieren. Häufige Ursachen:

  • der Arbeitsablauf hat diesen Status abgeschlossen,
  • eine Abonnement- oder Tarifeinschränkung greift,
  • Ihre Rolle umfasst die Aktion nicht.

Bei einer Sperre nutzen Sie den Prüf- oder Supportpfad, statt zu versuchen, Änderungen zu erzwingen. Gesperrte Einträge bleiben aus Prüfgründen im Register sichtbar – das ist gerade der Sinn.

Manuelle Kontrollregeln​

Zeno CY bestätigt einen Registereintrag niemals automatisch. Jede Statusänderung wird vom Nutzer ausgelöst. Das ist beabsichtigt und entspricht der Funktionsweise ernsthafter Buchhaltungskontrollen in der Praxis:

  • Zweifachprüfung vor der Registrierung bei hohen Beträgen,
  • Funktionstrennung zwischen Dateneingabe und Freigabe,
  • klarer Nachweis darüber, wer was entschieden hat, im Prüfpfad.

Vorbereitung auf den Export​

Registerexporte sollten aus dem geprüften und registrierten Bereich erfolgen, damit der Prüfpfad intakt bleibt. Vor dem Export:

  1. Filtern Sie auf den Zeitraum oder den Bereich, den Sie tatsächlich benötigen.
  2. Bestätigen Sie, dass die Dokumente dort, wo es erforderlich ist, im Status REGISTERED sind.
  3. Wenden Sie etwaige Korrekturen in der Vorschau vor dem Export an (nicht danach).

Formatdetails und Übergabemuster: Exporte und Teilen.

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