Μητρώο εγγράφων
Το Μητρώο είναι το επικυρωμένο ημερολόγιο των επεξεργασμένων εγγράφων. Όλα όσα έχετε καταχωρήσει καταλήγουν εδώ, με κατάσταση κύκλου ζωής, κατάσταση επικύρωσης ΦΠΑ και σύνδεσμο πίσω στην πηγή. Είναι η ενιαία πηγή αλήθειας από την οποία διαβάζουν όλα τα κατάντη συστήματα: αντιστοίχιση, εξαγωγές και έλεγχος.
Χρησιμοποιήστε αυτή τη σελίδα για να καταλάβετε πώς φτάνουν τα έγγραφα στο Μητρώο, τι σημαίνουν οι καταστάσεις τους και πώς να προετοιμάζετε καθαρά δεδομένα για εξαγωγές.
Πώς φτάνουν τα έγγραφα στο Μητρώο
Μια καταχώρηση στο μητρώο μπορεί να προέρχεται από οποιαδήποτε από αυτές τις διαδρομές:
- ένα έγγραφο που μεταφορτώθηκε χειροκίνητα,
- ένα αρχείο που εισήχθη μέσω δεσμευμένου φακέλου (τοπικού ή Google Drive),
- μια ενέργεια reparse-and-register που πραγματοποιήθηκε από την προεπισκόπηση εγγράφου.
Όποια κι αν είναι η διαδρομή, η καταχώρηση παραμένει εξαρτώμενη από επανεξέταση μέχρι να την καταχωρήσετε ρητά.
Καταστάσεις κύκλου ζωής
Ένα τυπικό έγγραφο μετακινείται μέσα από αυτές τις καταστάσεις:
DISCOVERED/NEW— βρέθηκε, δεν έχει αναλυθεί ακόμη.PARSED— εξήχθη, περιμένει επανεξέταση.REVIEWED— ελέγχθηκε, δεν καταχωρήθηκε.REGISTERED— έγινε αποδεκτό στο επικυρωμένο ημερολόγιο.EXCLUDED— αφαιρέθηκε ρητά από περαιτέρω εξέταση.
Οι καταχωρήσεις REGISTERED αντιμετωπίζονται ως οριστικοποιημένες για τις κατάντη ροές εργασίας — αντιστοίχιση με συναλλαγές, πακέτα εξαγωγής και ίχνος ελέγχου.
Καταχώρηση και δέσμευση περιόδου
Όταν καταχωρείτε ένα έγγραφο, το UI ενδέχεται να σας ζητήσει να το δεσμεύσετε σε μια ανοιχτή περίοδο.
- Εάν υπάρχουν ανοιχτές περίοδοι, επιλέξτε μία πριν την επιβεβαίωση.
- Εάν δεν υπάρχουν, η καταχώρηση μπορεί να προχωρήσει χωρίς ρητή επιλογή περιόδου, ανάλογα με την πολιτική του περιβάλλοντος.
Εάν η λογιστική σας πολιτική απαιτεί αυστηρή δέσμευση περιόδου, αντιμετωπίστε την επιλογή περιόδου ως υποχρεωτική, ακόμη και όταν το UI σας επιτρέπει να την παρακάμψετε. Το σύστημα υποστηρίζει τους δικούς σας κανόνες ελέγχου — δεν τους επιβάλλει.
Κλειδωμένα έγγραφα
Ένα έγγραφο μπορεί να εμφανίζεται κλειδωμένο όταν οι κανόνες πολιτικής ή κύκλου ζωής μπλοκάρουν τις επεξεργασίες. Οι συνηθισμένες αιτίες:
- η ροή εργασίας έχει οριστικοποιήσει αυτή την κατάσταση,
- ισχύει περιορισμός συνδρομής ή πλάνου,
- ο ρόλος σας δεν περιλαμβάνει την ενέργεια.
Όταν είναι κλειδωμένο, χρησιμοποιήστε τη διαδρομή επανεξέτασης ή υποστήριξης αντί να προσπαθήσετε να εξαναγκάσετε τις επεξεργασίες. Οι κλειδωμένες καταχωρήσεις παραμένουν ορατές στο Μητρώο για σκοπούς ελέγχου — αυτό είναι το νόημα.
Κανόνες χειροκίνητου ελέγχου
Το Zeno CY ποτέ δεν επιβεβαιώνει αυτόματα μια καταχώρηση μητρώου. Κάθε αλλαγή κατάστασης γίνεται από τον χρήστη. Αυτό είναι σκόπιμο και ταιριάζει με τον τρόπο που λειτουργούν στην πράξη οι σοβαροί λογιστικοί έλεγχοι:
- διπλή επανεξέταση πριν την καταχώρηση για στοιχεία υψηλής αξίας,
- διαχωρισμός καθηκόντων μεταξύ καταχώρησης δεδομένων και έγκρισης,
- καθαρά αποδεικτικά για το ποιος αποφάσισε τι, στο ίχνος ελέγχου.
Προετοιμασία για εξαγωγή
Οι εξαγωγές του Μητρώου πρέπει να προέρχονται από επανεξετασμένο και καταχωρημένο πεδίο ώστε το ίχνος ελέγχου να παραμένει άθικτο. Πριν την εξαγωγή:
- Φιλτράρετε στην περίοδο ή το πεδίο που πραγματικά χρειάζεστε.
- Επιβεβαιώστε ότι τα έγγραφα βρίσκονται σε κατάσταση
REGISTEREDόπου απαιτείται. - Εφαρμόστε τυχόν διορθώσεις στην προεπισκόπηση πριν την εξαγωγή (όχι μετά).
Λεπτομέρειες μορφής και πρότυπα παράδοσης: Εξαγωγές και κοινοποίηση.