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Registo de documentos

O Registo é o livro razão validado de documentos processados. Tudo o que registou termina aqui, com um estado de ciclo de vida, estado de validação de IVA e uma ligação de volta à origem. É a fonte única de verdade a partir da qual a correspondência, exportações e auditoria a jusante leem.

Utilize esta página para compreender como os documentos chegam ao Registo, o que significam os seus estados e como preparar dados limpos para exportações.

Como os documentos chegam ao Registo​

Uma entrada de registo pode vir de qualquer um destes caminhos:

  • um documento carregado manualmente,
  • um ficheiro ingerido através de uma pasta associada (local ou Google Drive),
  • uma ação de reanalisar e registar a partir da pré-visualização do documento.

Seja qual for o caminho, a entrada permanece orientada pela revisão até que a registe explicitamente.

Estados do ciclo de vida​

Um documento típico move-se através destes estados:

  • DISCOVERED / NEW — encontrado, ainda não analisado.
  • PARSED — extraído, à espera de revisão.
  • REVIEWED — verificado, não registado.
  • REGISTERED — aceite no livro razão validado.
  • EXCLUDED — removido explicitamente de análise posterior.

As entradas REGISTERED são tratadas como finalizadas para os fluxos de trabalho a jusante — correspondência com transações, pacotes de exportação e rasto de auditoria.

Registar e associar ao período​

Quando regista um documento, a interface poderá pedir-lhe que o associe a um período em aberto.

  • Se existirem períodos em aberto, escolha um antes de confirmar.
  • Se não existir nenhum, o registo pode prosseguir sem seleção explícita de período, dependendo da política do ambiente.

Se a sua política contabilística exigir associação estrita ao período, trate a seleção do período como obrigatória mesmo quando a interface lhe permite ignorar. O sistema apoia as suas regras de controlo — não as impõe.

Documentos bloqueados​

Um documento pode aparecer como bloqueado quando regras de política ou de ciclo de vida bloqueiam edições. As causas comuns:

  • o fluxo de trabalho finalizou este estado,
  • aplica-se uma limitação de subscrição ou plano,
  • a sua função não inclui a ação.

Quando bloqueado, utilize o caminho de revisão ou de suporte em vez de tentar forçar edições. As entradas bloqueadas permanecem visíveis no Registo para fins de auditoria — esse é o propósito.

Regras de controlo manual​

O Zeno CY nunca confirma automaticamente uma entrada de registo. Cada alteração de estado é orientada pelo utilizador. Isto é deliberado e corresponde ao modo como funcionam na prática os controlos contabilísticos sérios:

  • dupla revisão antes do registo para itens de alto valor,
  • segregação de funções entre entrada de dados e aprovação,
  • prova clara de quem decidiu o quê, no rasto de auditoria.

Preparação para exportação​

As exportações do Registo devem vir do âmbito revisto e registado para que o rasto de auditoria permaneça intacto. Antes de exportar:

  1. Filtre pelo período ou âmbito que realmente necessita.
  2. Confirme que os documentos estão no estado REGISTERED onde for necessário.
  3. Aplique quaisquer correções na pré-visualização antes de exportar (não depois).

Pormenores de formato e padrões de entrega: Exportações e partilha.

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