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Schnellstart

Eine praktische Checkliste für Ihre erste Pilotsitzung. Planen Sie zwanzig Minuten, ein echtes Dokument und einen ruhigen Raum ein. Folgen Sie den fünf Schritten in der Reihenfolge – am Ende sollten Sie ein registriertes Dokument und ein klares Bild davon haben, wohin Zeno CY in Ihren Arbeitsablauf passt.

5-Schritte-Pilot-Setup​

1. Dokumente öffnen und einen Quellordner verbinden​

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Dokumente (Documents). Wählen Sie einen der beiden Eingabemodi:

  • Lokaler Ordner – reiner Lokalsitzungsmodus. Das Dokument wird auf Ihrem Gerät verarbeitet und verlässt es nie. Am besten geeignet für den ersten Versuch, wenn Sie das vollständige Lokal-zuerst-Verhalten in der Praxis sehen wollen.
  • Google Drive-Ordner – Konnektormodus mit ausdrücklicher Einwilligung. Am besten geeignet, wenn Dokumente über einen gemeinsamen Posteingang eintreffen oder mehrere Personen Dateien ablegen müssen.

Nach dem Anbinden sollten Sie den Ordnernamen auf dem Bildschirm sehen und darin mindestens eine Test-Rechnung oder einen Test-Beleg.

2. Ein Dokument erfassen und auf das Auslesen warten​

Wählen Sie ein Testdokument aus der verbundenen Quelle. Die meisten Dokumente werden lokal in weniger als 30 Sekunden ausgelesen. Die Vorschau öffnet sich mit extrahierten Feldern – Geschäftspartner, Summen, Mehrwertsteuer, Daten.

Falls die Vorschau nie erscheint, springen Sie zu Verarbeitungsprobleme, bevor Sie etwas anderes tun.

3. Extrahierte Felder prüfen und bei Bedarf erneut auslesen​

Vergleichen Sie jedes kritische Feld in der Vorschau mit dem Originaldokument. Wenn die Extraktion unvollständig oder falsch ist, lesen Sie erneut aus:

  • Reparse (Canonical Route) – der stabile Produktions-Extraktor.
  • Reparse (ZenoLab) – experimenteller Extraktor, dort verfügbar, wo aktiviert.

Wiederholen Sie das, bis das, was Sie in der Vorschau sehen, dem entspricht, was Ihr Buchhalter auf Papier akzeptieren würde. Dieser Schritt ist der ganze Sinn des Designs „Prüfen vor Akzeptieren" – Sie prüfen die Arbeit, statt ihr blind zu vertrauen.

4. Das geprüfte Dokument in das Register aufnehmen​

Wählen Sie in den Aktionen auf der rechten Seite Register. Wenn Ihr Arbeitsbereich offene Zeiträume konfiguriert hat, wählen Sie vor der Bestätigung den korrekten aus.

Öffnen Sie Register und bestätigen Sie, dass das Dokument mit dem erwarteten Status und Zeitraum erscheint. Das ist der Moment, in dem es Teil Ihres validierten Hauptbuchs wird.

5. Abweichende Felder durch die Genauigkeitsprüfung senden (optional)​

Bei Abweichungen, aus denen der Extraktor systemweit lernen soll, klicken Sie in der Vorschau auf Send to Accuracy Review. Markieren Sie die fehlerhaft erkannten Felder, senden Sie ab, fertig. Es werden nur strukturierte Signale geteilt – die Rohdaten des Dokuments bleiben bei Ihnen.

Optionale operative Einrichtung​

Diese Punkte sind keine Blocker für eine erste Pilotsitzung, sind aber vor der Einladung des Teams wichtig:

  • Pilot-Nutzer einladen über die Einstellungen. Nur Eigentümer.
  • Abrechnungsstatus prüfen, ob das geplante Volumen abgedeckt ist.
  • Zugriff auf das Audit Log bestätigen für alle, die Compliance- / Prüfrollen innehaben.

Sie sind bereit für den Pilotbetrieb, wenn …​

  • mindestens ein Dokument im Register registriert ist,
  • der Genauigkeitsprüfungsablauf von Anfang bis Ende getestet wurde,
  • der Abrechnungsstatus die Produktivnutzung für das erwartete Volumen erlaubt,
  • die Rollenmatrix (Eigentümer / Buchhalter / Prüfer) bestätigt ist.

Wenn diese vier Punkte zutreffen, laden Sie den Rest des Teams ein und beginnen mit der Verarbeitung echter Dokumente.

Wenn etwas schiefgeht​