Skip to main content

Επισκόπηση

Το Zeno CY είναι ένας ήσυχος χώρος εργασίας για το επίπεδο εγγράφων της λογιστικής. Λαμβάνει φωτογραφίες, σαρώσεις, PDF και συνημμένα email, τα διαβάζει τοπικά στη συσκευή σας και προετοιμάζει καθαρά αρχεία έτοιμα για το υπάρχον λογιστικό σας λογισμικό — χωρίς να το αντικαθιστά.

Αυτή η σελίδα είναι μια ξενάγηση σε αυτό που κάνει κάθε οθόνη και πώς συνδέονται μεταξύ τους κατά τη διάρκεια ενός πιλοτικού rollout. Αφιερώστε πέντε λεπτά εδώ πριν περιηγηθείτε στην εφαρμογή για πρώτη φορά.

Τι είναι — και τι δεν είναι το Zeno CY​

Είναι ένας χώρος εργασίας επεξεργασίας εγγράφων. Δέχεται αρχεία προέλευσης σε οποιαδήποτε κοινή μορφή, εξάγει τα δομημένα πεδία που χρειάζεται ο λογιστής σας (αντισυμβαλλόμενος, σύνολα, ΦΠΑ, ημερομηνίες, γραμμές) και διατηρεί ένα καθαρό μητρώο για το τι έχει επανεξεταστεί και γίνει αποδεκτό.

Δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα. Δεν αντικαθιστά το σύστημα τήρησης βιβλίων, την ελεγκτική σας εταιρεία ή τον λογιστή σας. Καθαρίζει το επίπεδο εγγράφων ώστε η εργασία που απαιτεί ανθρώπινη κρίση να γίνεται καθαρά.

Οι οθόνες που θα χρησιμοποιήσετε​

Έγγραφα (Documents)​

Η επιφάνεια εισαγωγής. Δείχνετε στο Zeno έναν φάκελο (τοπικό ή connector Google Drive), αφήνετε έγγραφα μέσα και παρακολουθείτε την προεπισκόπηση να ανοίγει με τα εξαγόμενα πεδία. Από την προεπισκόπηση αποφασίζετε τι θα συμβεί στη συνέχεια: καταχώρηση, επισήμανση ως επανεξετασμένο, εξαίρεση ή αποστολή πίσω για accuracy review.

Μητρώο (Registry)​

Το επικυρωμένο ημερολόγιο. Μόλις καταχωρηθεί ένα έγγραφο, εμφανίζεται εδώ με κατάσταση κύκλου ζωής, κατάσταση επικύρωσης ΦΠΑ και συνδέσμους πίσω στην πηγή. Το μητρώο είναι η ενιαία πηγή αλήθειας για κατάντη αντιστοίχιση, εξαγωγές και έλεγχο.

Πορτοφόλια (Wallets)​

Προαιρετικό. Εάν η δέσμευσή σας καλύπτει δραστηριότητα blockchain wallet, δηλώνετε εδώ ποιες διευθύνσεις βρίσκονται στο πεδίο. Το Zeno αποθηκεύει μόνο δημόσια μεταδεδομένα — ποτέ ιδιωτικά κλειδιά.

Συναλλαγές (Transactions)​

Η προβολή ημερολογίου πορτοφολιού. Δείχνει τις συναλλαγές πορτοφολιού και την κατάσταση αντιστοίχισής τους με έγγραφα στο Μητρώο. Η αντιστοίχιση είναι μόνο υποβοηθητική — η τελική αποδοχή παραμένει πάντα χειροκίνητη.

Χρεώσεις (Billing)​

Πλάνα, όρια χρήσης, πιστώσεις, τιμολόγια και το προφίλ ΦΠΑ του χώρου εργασίας σας. Η οθόνη που οι περισσότεροι ανοίγουν μόνο όταν χρειάζονται αναβάθμιση ή ενημέρωση στοιχείων ΦΠΑ.

Ημερολόγιο ελέγχου (Audit Log)​

Ένα αμετάβλητο αρχείο του ποιος έκανε τι και πότε. Φτιαγμένο για ελεγκτές συμμόρφωσης και ελέγχου — πλήρης διαφάνεια χωρίς να χρειάζεται κανείς να ανασυνθέσει το ιστορικό αργότερα.

Ρυθμίσεις (Settings)​

Προφίλ, πρόσβαση ομάδας, διαμόρφωση ρόλων και έλεγχοι ΦΠΑ σε επίπεδο χώρου εργασίας. Οι προσκλήσεις είναι μόνο για Owner.

Ποιος χρησιμοποιεί κάθε οθόνη​

Ένα τυπικό pilot περιλαμβάνει τρία είδη ανθρώπων:

  • Owner / Admin στήνει τον χώρο εργασίας, επιλέγει την πηγή αποθήκευσης και προσκαλεί την υπόλοιπη ομάδα. Ζει κυρίως στις Settings και στο Billing.
  • Accountant εκτελεί την καθημερινή ροή. Ζει κυρίως στα Documents, Registry και (όπου εφαρμόζεται) στα Transactions.
  • Auditor ή ελεγκτής συμμόρφωσης είναι κυρίως read. Ζει στο Audit Log και στο Registry.

Μπορείτε να είστε και τα τρία ταυτόχρονα. Πολλοί χρήστες pilot ξεκινούν έτσι.

Βασικές αρχές​

Τέσσερις ιδέες διαμορφώνουν κάθε οθόνη στο προϊόν. Αξίζει να τις γνωρίζετε, γιατί εξηγούν γιατί ορισμένα πράγματα απαιτούν ένα επιπλέον κλικ που άλλα εργαλεία παραλείπουν.

  • Καμία σιωπηλή αυτο-επιβεβαίωση. Τα έγγραφα δεν εισέρχονται ποτέ στο Μητρώο μέχρι να το πει ένας άνθρωπος. Οι προτάσεις είναι προτάσεις.
  • Πρόσβαση ελάχιστων προνομίων. Κάθε ρόλος βλέπει αυτό που χρειάζεται και τίποτα άλλο.
  • Connectors με προηγούμενη συγκατάθεση. Το Google Drive και παρόμοιες ενσωματώσεις δρουν μόνο μετά από ρητή συγκατάθεση.
  • Αποδοχή δεδομένων με προηγούμενη επανεξέταση. Ένα έγγραφο αναλύεται αυτόματα αλλά καταχωρείται χειροκίνητα.

Αυτά τα τέσσερα μαζί εξηγούν τον ρυθμό του προϊόντος. Είναι πιο αργό από ένα πλήρως αυτοματοποιημένο εργαλείο από σχεδιασμό — και πιο γρήγορο από την χειροκίνητη αρχειοθέτηση που αντικαθιστά.

Συνιστώμενη ακολουθία pilot​

  1. Συνδέστε έναν φάκελο προέλευσης — τοπικό για πλήρως on-device pilots, Google Drive όταν η συνεργασία έχει σημασία.
  2. Επεξεργαστείτε ένα έγγραφο από άκρη σε άκρη — παρακολουθήστε την ανάλυση, ελέγξτε τα εξαγόμενα πεδία, κάντε reparse εάν χρειαστεί.
  3. Καταχωρήστε το στο Μητρώο — επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται στο ημερολόγιο με την περίοδο που περιμένετε.
  4. Επικυρώστε τα billing και ΦΠΑ — βεβαιωθείτε ότι το πλάνο καλύπτει τον όγκο του pilot και ότι το προφίλ ΦΠΑ έχει οριστεί πριν προσκαλέσετε άλλους.
  5. Επαληθεύστε την πρόσβαση ρόλων — επιβεβαιώστε ότι ο ρόλος Audit βλέπει το ημερολόγιο ελέγχου και ότι ο Accountant δεν μπορεί να κάνει ενέργειες αποκλειστικά για Owner.

Εάν τα βήματα 1 έως 5 λειτουργούν καθαρά σε ένα πραγματικό σας έγγραφο, είστε έτοιμοι να προσκαλέσετε την υπόλοιπη ομάδα.

Επόμενο​