Skip to main content

Επισκόπηση

Το Zeno CY είναι ένας ήσυχος χώρος εργασίας για το επίπεδο εγγράφων της λογιστικής. Δέχεται φωτογραφίες, σαρώσεις, PDF και συνημμένα email, τα διαβάζει τοπικά στη συσκευή σας και προετοιμάζει καθαρές εγγραφές έτοιμες για το υπάρχον λογιστικό σας λογισμικό — χωρίς να το αντικαθιστά.

Αυτή η σελίδα είναι μια καθοδηγούμενη ξενάγηση στο τι κάνει κάθε οθόνη και στο πώς συνδυάζονται κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης ενός pilot. Αφιερώστε πέντε λεπτά εδώ πριν κάνετε κλικ στην εφαρμογή για πρώτη φορά.

Τι είναι το Zeno CY — και τι δεν είναι​

Είναι ένας χώρος εργασίας επεξεργασίας εγγράφων. Δέχεται αρχεία προέλευσης σε κάθε συνηθισμένη μορφή, εξάγει τα δομημένα πεδία που χρειάζεται ο λογιστής σας (αντισυμβαλλόμενος, σύνολα, ΦΠΑ, ημερομηνίες, γραμμές) και διατηρεί ένα καθαρό μητρώο όσων έχουν επανεξεταστεί και γίνει αποδεκτά.

Δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα. Δεν αντικαθιστά το σύστημα τήρησης βιβλίων σας, την ελεγκτική σας εταιρεία ή τον λογιστή σας. Καθαρίζει το επίπεδο εγγράφων ώστε η εργασία που πραγματικά απαιτεί ανθρώπινη κρίση να γίνεται καθαρά.

Οι οθόνες που θα χρησιμοποιήσετε​

Έγγραφα (Documents)​

Η επιφάνεια εισόδου. Κατευθύνετε το Zeno σε έναν φάκελο (τοπικό ή έναν σύνδεσμο Google Drive), αφήνετε έγγραφα μέσα και βλέπετε την προεπισκόπηση να ανοίγει με τα εξαγόμενα πεδία. Από την προεπισκόπηση αποφασίζετε τι θα γίνει στη συνέχεια: εγγραφή, σήμανση επανεξέτασης, εξαίρεση ή αποστολή πίσω για έλεγχο ακρίβειας.

Μητρώο (Registry)​

Το επικυρωμένο καθολικό. Μόλις ένα έγγραφο εγγραφεί, εμφανίζεται εδώ με κατάσταση κύκλου ζωής, κατάσταση επικύρωσης ΦΠΑ και συνδέσμους επιστροφής στην πηγή. Το μητρώο είναι η μοναδική πηγή αλήθειας για τις μεταγενέστερες αντιστοιχίσεις, εξαγωγές και έλεγχο.

Πορτοφόλια (Wallets)​

Προαιρετικό. Αν η εργασία σας καλύπτει δραστηριότητα πορτοφολιού blockchain, δηλώνετε εδώ ποιες διευθύνσεις εμπίπτουν στο πεδίο. Το Zeno αποθηκεύει μόνο δημόσια μεταδεδομένα — ποτέ ιδιωτικά κλειδιά.

Συναλλαγές (Transactions)​

Η προβολή καθολικού πορτοφολιού. Δείχνει τις συναλλαγές πορτοφολιού και την κατάσταση αντιστοίχισης σε έγγραφα στο μητρώο. Η αντιστοίχιση είναι μόνο υποβοηθητική — η τελική αποδοχή παραμένει πάντα χειροκίνητη.

Χρεώσεις (Billing)​

Πλάνα, όρια χρήσης, πιστώσεις, τιμολόγια και το προφίλ ΦΠΑ του χώρου εργασίας σας. Η οθόνη που οι περισσότεροι επισκέπτονται μόνο όταν χρειάζεται να αναβαθμίσουν ή να ενημερώσουν στοιχεία ΦΠΑ.

Ημερολόγιο ελέγχου (Audit Log)​

Ένα αμετάβλητο αρχείο για το ποιος έκανε τι, πότε. Φτιαγμένο για ελεγκτές συμμόρφωσης και ελέγχου — πλήρης διαφάνεια χωρίς να χρειάζεται κάποιος να ανασυνθέσει το ιστορικό αργότερα.

Ρυθμίσεις (Settings)​

Προφίλ, πρόσβαση ομάδας, ρύθμιση ρόλων και έλεγχοι ΦΠΑ σε επίπεδο χώρου εργασίας. Προσκλήσεις μόνο από Owner.

Ποιος χρησιμοποιεί κάθε οθόνη​

Ένα τυπικό pilot περιλαμβάνει τρία είδη ανθρώπων:

  • Owner / Admin ρυθμίζει τον χώρο εργασίας, επιλέγει την πηγή αποθήκευσης και προσκαλεί την υπόλοιπη ομάδα. Ζει κυρίως στις Ρυθμίσεις και τις Χρεώσεις.
  • Accountant εκτελεί την καθημερινή ροή. Ζει κυρίως στα Έγγραφα, στο Μητρώο και (όπου ισχύει) στις Συναλλαγές.
  • Auditor ή υπεύθυνος συμμόρφωσης είναι κυρίως για ανάγνωση. Ζει στο Ημερολόγιο ελέγχου και στο Μητρώο.

Μπορείτε να είστε και τα τρία ταυτόχρονα. Πολλοί χρήστες pilot ξεκινούν έτσι.

Βασικές αρχές​

Τέσσερις ιδέες διαμορφώνουν κάθε οθόνη του προϊόντος. Αξίζει να τις γνωρίζετε γιατί εξηγούν γιατί ορισμένα πράγματα απαιτούν ένα επιπλέον κλικ που άλλα εργαλεία παραλείπουν.

  • Χωρίς σιωπηρή αυτόματη επιβεβαίωση. Τα έγγραφα δεν εισέρχονται ποτέ στο μητρώο μέχρι να το πει ένας άνθρωπος. Οι προτάσεις είναι προτάσεις.
  • Πρόσβαση με ελάχιστο προνόμιο. Κάθε ρόλος βλέπει ό,τι χρειάζεται και τίποτα άλλο.
  • Σύνδεσμοι με προτεραιότητα στη συγκατάθεση. Το Google Drive και παρόμοιες ενσωματώσεις ενεργούν μόνο μετά από ρητή συγκατάθεση.
  • Αποδοχή δεδομένων με προτεραιότητα στην επανεξέταση. Ένα έγγραφο αναλύεται αυτόματα αλλά εγγράφεται χειροκίνητα.

Αυτές οι τέσσερις μαζί εξηγούν τον ρυθμό του προϊόντος. Είναι πιο αργό από ένα εργαλείο πλήρους αυτοματισμού εκ προθέσεως — και πιο γρήγορο από τη χειροκίνητη αρχειοθέτηση που αντικαθιστά.

Συνιστώμενη ακολουθία pilot​

  1. Συνδέστε έναν φάκελο προέλευσης — τοπικό για pilot αποκλειστικά στη συσκευή, Google Drive όταν έχει σημασία η συνεργασία.
  2. Επεξεργαστείτε ένα έγγραφο από άκρη σε άκρη — παρακολουθήστε την ανάλυση, ελέγξτε τα εξαγόμενα πεδία, εκτελέστε επανανάλυση αν χρειάζεται.
  3. Εγγράψτε το στο μητρώο — επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται στο καθολικό με την περίοδο που αναμένετε.
  4. Επικυρώστε χρεώσεις και ΦΠΑ — βεβαιωθείτε ότι το πλάνο καλύπτει τον όγκο pilot σας και ότι το προφίλ ΦΠΑ έχει οριστεί πριν προσκαλέσετε άλλους.
  5. Επαληθεύστε την πρόσβαση ρόλων — επιβεβαιώστε ότι ο ρόλος Audit μπορεί να δει το ημερολόγιο ελέγχου και ότι ο Accountant δεν μπορεί να εκτελέσει ενέργειες αποκλειστικά για Owner.

Αν τα βήματα 1 έως 5 λειτουργούν καθαρά σε ένα πραγματικό δικό σας έγγραφο, είστε έτοιμοι να προσκαλέσετε την υπόλοιπη ομάδα.

Επόμενα​